Posto di lavoro

Come accogliere in modo sicuro i visitatori sul posto di lavoro: pro e contro

27 gennaio 2022

Molte aziende vorrebbero tornare alla normalità o, almeno, a qualcosa di simile. Questo include anche i visitatori dell'ufficio che non sono dipendenti, e la questione della consultazione dei loro dati sanitari privati. Siamo sicuri che tutti siano disposti a condividere i loro dati personali?

In questo articolo vediamo diversi approcci e i pro e i contro di ciascuno.


Ecco di cosa parleremo in questo articolo:

1. Verificare le condizioni di salute dei visitatori sul posto di lavoro

2. Pro e contro dei diversi approcci

3. Conclusioni


Molte aziende vogliono tornare alla normalità o, almeno, a una nuova normalità. Questo include la ripresa delle riunioni di persona con i clienti, una maggiore presenza dei dipendenti in ufficio, riunioni di livello C ed eventi offline, come workshop o momenti di networking.

Il ritorno a una nuova normalità riguarda anche i visitatori dell'ufficio che non sono dipendenti, ma che sono frequentatori abituali dell'azienda, cioè quelli che portano l'acqua o il caffè, quelli che si occupano degli spuntini delle macchine, gli idraulici e i manutentori, gli addetti alla pulizia e alla disinfezione del personale, ecc.

Se controllare i dipendenti può già essere complesso e costoso, controllare gli esterni può essere ancora più difficile, anche se necessario per la sicurezza di tutti.

In questo senso, il Green Pass e altri dati simili possono diventare cruciali per la riapertura della maggior parte degli uffici.

Ma siamo sicuri che tutti siano disposti a condividere i loro dati personali?

1. Verificare le condizioni di salute dei visitatori sul posto di lavoro

Mostrare il Green Pass sul proprio telefono, anche con una semplice foto, è certamente comodo per tutti e più sicuro di una copia cartacea, per ridurre al minimo i contatti tra le persone.

Tuttavia, non tutti potrebbero accettare di condividere i loro dati sanitari per paura della violazione della privacy e dell'uso improprio.

Per un visitatore occasionale di un'azienda, l'addetto che richiede la scansione e la condivisione dei dati sanitari all'ingresso è come un estraneo, e il visitatore potrebbe pretendere di sapere che uso farà l'azienda dei suoi dati, se e come saranno conservati.

Come è possibile proteggere la privacy di tutti, dipendenti e non, garantire la sicurezza ma agire nel rispetto delle norme sanitarie?

Di seguito vediamo insieme alcune possibili soluzioni, con i relativi pro e contro.

2. Pro e contro dei diversi approcci

Vediamo di seguito come alcune aziende hanno risolto questo problema, con i relativi pro e contro di ogni soluzione.

Sapere questo può aiutarvi a determinare ciò che è meglio per il vostro caso specifico e per i vostri dipendenti.

1) App "Passaporto della salute

Negli ultimi 18 mesi, sono nate diverse app che permettono alle persone di conservare in modo sicuro i documenti medici sugli smartphone.

Alcune app trasformano le cartelle cliniche in pass d'ingresso. Lo fanno generando codici QR che le persone possono scansionare per confermare la loro salute.

Pro

  • Standard di sicurezza e privacy di livello enterprise mantenuti attraverso un pass di accesso anonimo che non condivide dati sicuri
  • Conformità con le leggi sulla privacy e la sicurezza progettate per proteggere le informazioni sanitarie elettroniche
  • Flessibilità di utilizzo in qualsiasi sede aziendale che supporti l'app
  • Possibilità di essere tenuto nel database dei codici.

Contro

  • Non tutte le sedi usano la stessa app di screening sanitario
  • A molte persone non piace l'idea di essere monitorate ovunque vadano, dato che il passaporto rileva la posizione dell'individuo ogni volta che entra in un luogo dove è richiesta la condivisione di questi dati, diventando quasi un GPS.
  • Preoccupazione che questi dati possano essere conservati, condivisi o venduti a terzi.

2) Questionari verificati dall'amministratore

Alcuni sistemi di gestione dei visitatori permettono agli amministratori di personalizzare il processo di login.

In questo modo, puoi chiedere ai visitatori di mostrare il Green Pass alla reception al momento del check-in.

Pro

  • Possibilità di accelerare l'accesso richiedendo uno screening sanitario prima di ogni visita
  • Possibilità di permettere o richiedere ai visitatori di presentare fisicamente una prova di vaccinazione
  • Un ulteriore livello di verifica con la verifica dell'amministratore.

Contro

  • Fornire la prova della vaccinazione con una tessera fisica può essere un processo complicato che richiede ulteriori interazioni di persona tra visitatori e amministratori

3) Caricamento di documenti inviati direttamente sul posto di lavoro

Utilizzando un sistema di gestione dei visitatori come Nibolle aziende potranno concordare con i visitatori il giorno e l'ora della visita in azienda, ricevere notifiche per velocizzare le procedure di ingresso, e richiedere o condividere con loro tutti i dati necessari per la visita, compresi quelli sanitari.

Pro

  • Il processo completamente privo di contatto minimizza i potenziali rischi per la salute
  • Permette ai visitatori di ottenere documenti presentati e approvati prima della loro visita
  • La verifica dell'amministratore assicura che i documenti soddisfino i requisiti del posto di lavoro
  • La revisione del documento da parte di amministratori designati protegge la privacy

Contro

  • Preoccupazioni su chi potrà accedere alle loro informazioni
  • Preoccupazioni su quanto tempo i dati dei visitatori rimarranno nel sistema dell'azienda

3. Conclusioni

In mancanza di una soluzione unica, lo Stato non può garantire per tutti, quindi spetta alle aziende comunicare le loro politiche.

Qualsiasi approccio scegliate, indicate chiaramente la vostra politica di raccolta, conservazione e condivisione dei dati. In questo modo, quando il tuo posto di lavoro aprirà le porte ai visitatori, tutti si sentiranno sicuri e benvenuti.